En proyectos BIM, gestionar correctamente la información es tan importante como desarrollar correctamente los modelos. A medida que participan más disciplinas, aumenta la necesidad de controlar qué información está en desarrollo, cuál puede compartirse y qué documentación ha sido finalmente aprobada.
En este contexto, los estados de la información y los flujos de aprobación se convierten en elementos fundamentales dentro de la gestión BIM y del funcionamiento de un CDE (Common Data Environment).
La norma ISO 19650 establece principios claros para controlar cómo se genera, revisa, comparte y aprueba la información durante el ciclo de vida del proyecto.
En este artículo explicamos cómo funcionan los estados de la información BIM y cómo se estructuran los flujos de aprobación dentro de un entorno colaborativo.
¿Qué son los estados de la información en BIM?
Los estados de la información son categorías utilizadas para identificar el nivel de validación y utilización de un documento o modelo dentro del proyecto.
Su objetivo principal es evitar que equipos distintos trabajen sobre información incorrecta, desactualizada o no aprobada.
Dentro de un entorno BIM, la información evoluciona constantemente. Un modelo puede comenzar como información en desarrollo, pasar posteriormente a revisión y finalmente convertirse en información aprobada para construcción o entrega.
Definir correctamente estos estados permite controlar qué información puede utilizarse en cada fase del proyecto.
Relación entre los estados de información y la ISO 19650
La ISO 19650 establece que la información debe gestionarse mediante estados claramente definidos dentro del entorno común de datos.
Esto permite mantener trazabilidad sobre la evolución de los documentos y asegurar que todos los participantes trabajen bajo un mismo marco de gestión.
Habitualmente, los estados de la información se organizan en distintas áreas dentro del CDE, diferenciando información en desarrollo, información compartida, información publicada y documentación archivada.
Este enfoque facilita la coordinación entre disciplinas y reduce significativamente el riesgo de errores derivados del uso de información incorrecta.
¿Cómo funcionan los flujos de aprobación BIM?
Los flujos de aprobación definen cómo la información avanza entre los distintos estados dentro del proyecto.
Cada documento o modelo debe pasar por procesos de revisión y validación antes de ser compartido o aprobado oficialmente.
Esto implica definir:
- quién desarrolla la información
- quién la revisa
- quién puede aprobarla
- cuándo puede utilizarse
El objetivo es garantizar que toda la información compartida haya sido revisada previamente y cumpla con los requisitos definidos para el proyecto.
En proyectos BIM complejos, estos flujos resultan fundamentales para mantener control sobre los modelos y entregables.
Importancia de los flujos de trabajo en BIM
Los flujos de aprobación no son únicamente un proceso documental. También forman parte de la estrategia general de gestión de la información del proyecto.
En este contexto, documentos como el Plan de Ejecución BIM y flujos de trabajo permiten definir cómo se organizarán los procesos de revisión, coordinación y validación entre los distintos participantes.
Cuando estos flujos no están correctamente definidos, aparecen problemas habituales como uso de versiones incorrectas, pérdida de trazabilidad, duplicidad de información, retrasos en aprobación de entregables y conflictos entre disciplinas.
Por ello, definir correctamente los procesos desde el inicio del proyecto resulta fundamental.
Relación entre flujos de aprobación y roles BIM
Los flujos de aprobación están directamente relacionados con las responsabilidades de cada participante dentro del proyecto.
No todos los agentes pueden aprobar información ni todos tienen el mismo nivel de acceso dentro del CDE.
En este sentido, la correcta definición de roles BIM permite establecer quién desarrolla, revisa, coordina y aprueba la información en cada fase.
Esto resulta especialmente importante en proyectos multidisciplinares, donde intervienen distintos equipos y organizaciones.
Comunicación y gestión de incidencias
Dentro de los procesos de revisión BIM, la comunicación entre equipos juega un papel fundamental.
Los modelos y documentos suelen pasar por múltiples revisiones antes de ser aprobados, lo que requiere mecanismos claros para comunicar incidencias y observaciones.
En este contexto, herramientas y metodologías como BCF para comunicación BIM permiten gestionar incidencias de forma estructurada, facilitando la coordinación entre disciplinas y mejorando la trazabilidad de los cambios realizados.
Este tipo de procesos ayuda a reducir errores y optimizar la gestión colaborativa de la información.
Errores comunes en la gestión de estados BIM
Uno de los errores más frecuentes es no definir claramente cuándo una información puede considerarse compartida o aprobada.
También es habitual trabajar directamente sobre información no validada, generando inconsistencias entre modelos y documentación.
Otro problema frecuente es no establecer responsables claros para la revisión y aprobación de la información, lo que provoca retrasos y falta de control documental.
Además, en muchos proyectos se utilizan plataformas colaborativas sin definir correctamente los flujos de trabajo, perdiendo gran parte del valor que ofrece un CDE.
Cómo implementar correctamente estados y flujos BIM
La implementación debe comenzar definiendo cómo circulará la información dentro del proyecto.
Esto implica establecer estados de información, procesos de revisión, responsables de validación, nomenclaturas, permisos de acceso y criterios de aprobación.
Además, todos los participantes deben comprender cómo funciona el flujo documental y qué responsabilidades tienen dentro del proceso.
Más allá de la tecnología utilizada, el verdadero valor de estos sistemas está en mantener una gestión coherente y disciplinada de la información.
Conclusión
Los estados de la información y los flujos de aprobación son elementos fundamentales para garantizar una correcta gestión BIM según ISO 19650.
Su objetivo no es únicamente ordenar documentos, sino asegurar que toda la información utilizada dentro del proyecto sea fiable, trazable y validada.
Definir correctamente estos procesos mejora la coordinación, reduce errores y facilita la colaboración entre disciplinas.
En proyectos BIM cada vez más complejos, controlar cómo se genera, revisa y aprueba la información se ha convertido en una parte esencial del éxito del proyecto.
