Cada vez son más las organizaciones que deciden implantar la norma ISO 19650 como parte de su estrategia BIM. En algunos casos, el objetivo es responder a los requisitos de clientes públicos o privados; en otros, mejorar la gestión interna de la información o diferenciarse en un mercado cada vez más competitivo.
Sin embargo, preparar una certificación ISO 19650 no consiste únicamente en redactar procedimientos o superar una auditoría. El verdadero reto es implantar una forma de trabajar coherente, donde la gestión de la información forme parte de la cultura de la organización.
En este artículo explicamos cómo preparar una certificación ISO 19650, qué aspectos suelen evaluarse durante una auditoría y cuáles son las principales recomendaciones para afrontar el proceso con garantías.
¿Qué significa certificarse en ISO 19650?
Obtener una certificación ISO 19650 significa demostrar que una organización dispone de un sistema de gestión de la información alineado con los requisitos establecidos por la norma.
La certificación no evalúa un proyecto concreto, sino la capacidad de la empresa para gestionar la información de manera sistemática y repetible en todos sus proyectos BIM.
Esto implica disponer de procedimientos documentados, responsabilidades claramente definidas, recursos adecuados y evidencias que demuestren que dichos procesos se aplican de forma efectiva.
En otras palabras, la certificación acredita la madurez organizativa de la empresa en materia de gestión de la información.
Antes de comenzar: evaluar la situación de la organización
Antes de iniciar cualquier proceso de certificación resulta recomendable realizar un diagnóstico interno.
Este análisis permite identificar el grado de madurez BIM de la organización, conocer qué procesos ya existen y detectar aquellos aspectos que deberán desarrollarse antes de afrontar la auditoría.
En muchas ocasiones las empresas ya disponen de procedimientos relacionados con calidad, gestión documental o coordinación de proyectos que pueden adaptarse a los requisitos de la ISO 19650.
El objetivo no consiste en empezar desde cero, sino en integrar la gestión de la información dentro de la estructura organizativa existente.
Definir un sistema de gestión de la información
Uno de los aspectos más importantes del proceso consiste en desarrollar un sistema de gestión documental coherente.
La organización debe definir cómo se genera, revisa, comparte, aprueba y archiva la información durante todo el ciclo de vida de los proyectos.
Para ello suelen elaborarse procedimientos relacionados con:
- gestión documental
- control de versiones
- revisión y aprobación
- gestión del CDE
- competencias del personal
- gestión de proveedores
- mejora continua
Lo importante no es generar una gran cantidad de documentación, sino disponer de procedimientos claros que realmente se apliquen en los proyectos.
La importancia de los procedimientos y las evidencias
Durante una auditoría no basta con presentar documentos bien redactados.
El organismo certificador comprobará que esos procedimientos forman parte del funcionamiento habitual de la organización.
Por este motivo resulta imprescindible conservar evidencias de su aplicación, como registros de revisiones, actas de coordinación, formación del personal, controles de calidad o ejemplos reales de proyectos desarrollados bajo dichos procedimientos.
La certificación evalúa tanto la existencia del sistema como su implantación efectiva.
El papel de las personas en la certificación
Uno de los aspectos más relevantes de la ISO 19650 es que la gestión de la información depende de las personas.
La organización debe definir claramente quién es responsable de cada función relacionada con la producción, coordinación, revisión y aprobación de la información.
Además, resulta necesario demostrar que las personas asignadas disponen de la competencia adecuada para desempeñar esas responsabilidades.
La formación continua y la definición clara de funciones suelen convertirse en aspectos clave durante cualquier proceso de certificación.
La auditoría de certificación
La auditoría tiene como objetivo comprobar que el sistema implantado cumple los requisitos establecidos por la norma.
Durante este proceso suelen revisarse aspectos como la documentación del sistema, la aplicación de los procedimientos, la gestión del entorno común de datos, la planificación de proyectos y las evidencias generadas por la organización.
También es habitual que el auditor entreviste a distintos miembros del equipo para comprobar que conocen los procedimientos y entienden las responsabilidades asociadas a su trabajo.
Una auditoría bien preparada no debería percibirse como un examen, sino como una oportunidad para validar el nivel de madurez alcanzado por la organización.
Errores frecuentes durante la preparación
Uno de los errores más habituales consiste en preparar toda la documentación pocas semanas antes de la auditoría.
Cuando los procedimientos no forman parte del trabajo diario, resulta muy difícil aportar evidencias consistentes de su aplicación.
Otro error frecuente es centrarse exclusivamente en redactar documentos sin dedicar tiempo a formar al equipo.
También es habitual implantar procedimientos excesivamente complejos que terminan siendo difíciles de mantener una vez obtenida la certificación.
La clave consiste en desarrollar un sistema sencillo, coherente y adaptado a la realidad de la organización.
Aprender de experiencias y buenas prácticas
Uno de los aspectos que más facilita la implantación de un sistema conforme a ISO 19650 es apoyarse en experiencias previas y en documentos de referencia desarrollados por el sector.
Recursos como las Guías uBIM BuildingSMART ayudan a interpretar muchos de los conceptos de la norma y ofrecen recomendaciones prácticas para implantar procesos de gestión de la información.
Del mismo modo, conocer experiencias de Implementación BIM permite comprender cómo distintas organizaciones han adaptado la metodología BIM a contextos normativos y organizativos diferentes.
Finalmente, casos de aplicación como BIM en la Ingeniería Sanitaria demuestran que la implantación de procesos normalizados aporta valor independientemente del tipo de infraestructura o del sector en el que se desarrollen los proyectos.
Conclusión
Preparar una certificación ISO 19650 implica mucho más que cumplir una lista de requisitos documentales.
El verdadero objetivo consiste en implantar un sistema de gestión de la información que permita trabajar de forma organizada, colaborativa y trazable en todos los proyectos de la organización.
Las empresas que afrontan este proceso desde una perspectiva de mejora continua no solo obtienen una certificación, sino que desarrollan una base sólida para gestionar proyectos BIM con mayor eficiencia, reducir riesgos y ofrecer un servicio de mayor calidad a sus clientes.
A medida que la metodología BIM continúa consolidándose como estándar en el sector AEC, disponer de un sistema de gestión alineado con la ISO 19650 se convierte en una ventaja competitiva cada vez más relevante.
