Uno de los aspectos más importantes dentro de un proyecto BIM es la correcta organización de la información. A medida que aumenta el número de disciplinas, modelos, revisiones y participantes, también crece la necesidad de trabajar bajo una estructura clara y controlada.
En este contexto, la norma ISO 19650 establece principios para gestionar la información de forma estructurada mediante el uso de un CDE (Common Data Environment) o Entorno Común de Datos.
Sin una estructura de carpetas bien definida, la información termina dispersa, aparecen duplicidades y aumenta el riesgo de trabajar con versiones incorrectas.
En este artículo explicamos cómo organizar una estructura de carpetas BIM según ISO 19650 y cuáles son las principales recomendaciones para gestionar correctamente la información dentro de un entorno colaborativo.
¿Por qué es importante una estructura de carpetas BIM?
La estructura de carpetas es la base sobre la que se organiza la información del proyecto.
Su objetivo no es únicamente almacenar archivos, sino asegurar que todos los participantes puedan encontrar, compartir y revisar información de forma ordenada y trazable.
Una estructura bien definida permite mejorar la coordinación entre disciplinas, reducir errores y facilitar el control documental durante todas las fases del proyecto.
Además, en entornos colaborativos BIM, esta organización resulta fundamental para garantizar que los distintos equipos trabajen sobre información validada y actualizada.
Relación entre la estructura de carpetas y el CDE
Dentro de la metodología BIM, la estructura de carpetas forma parte del funcionamiento del CDE.
La ISO 19650 establece que la información debe gestionarse mediante distintos estados, permitiendo controlar cómo evoluciona la documentación a lo largo del proyecto.
Habitualmente, la estructura se organiza en áreas diferenciadas según el estado de la información, separando el trabajo en desarrollo, la información compartida, la información revisada y la información archivada o aprobada.
Este enfoque permite mantener trazabilidad sobre los cambios y controlar qué información puede utilizar cada participante en cada momento.
En procesos donde participan múltiples disciplinas y modelos, disponer de un entorno de colaboración bien estructurado resulta fundamental para asegurar una gestión eficiente de la información.
Estructura típica de carpetas BIM
Aunque cada organización puede adaptar su estructura según las necesidades del proyecto, existen ciertos principios comunes alineados con ISO 19650.
Lo habitual es dividir la información en áreas relacionadas con:
- trabajo en desarrollo
- información compartida
- documentación revisada
- información archivada
Dentro de estas áreas, las carpetas suelen organizarse por disciplinas, modelos, documentación técnica o entregables específicos.
Además, es recomendable mantener criterios homogéneos de nomenclatura para facilitar la localización de archivos y reducir errores de gestión.
La correcta organización de modelos y documentación también resulta clave cuando se trabaja con recursos compartidos, como una biblioteca BIM compartida, donde distintos equipos utilizan información común dentro del proyecto.
Importancia de la nomenclatura y la trazabilidad
La estructura de carpetas por sí sola no es suficiente si no existe una nomenclatura coherente.
La ISO 19650 propone utilizar sistemas de codificación que permitan identificar de forma clara:
- disciplina
- tipo de archivo
- estado de revisión
- zona o sector
- autor
- versión
Esto facilita la trazabilidad y evita problemas derivados del uso de archivos incorrectos o desactualizados.
Además, una nomenclatura bien definida permite automatizar ciertos procesos dentro del CDE y mejora el control documental del proyecto.
Relación entre estructura BIM y coordinación de información
La correcta organización de carpetas no solo afecta a la gestión documental, sino también a la coordinación entre disciplinas.
En proyectos de infraestructura, donde intervienen modelos de trazado, topografía, estructuras, drenaje o GIS, la gestión ordenada de la información se vuelve especialmente importante.
En este contexto, la integración BIM y GIS requiere una estructura documental clara que permita gestionar información proveniente de distintas fuentes y plataformas.
Sin una organización adecuada, la coordinación entre modelos y sistemas externos se vuelve mucho más compleja.
Errores comunes al organizar carpetas BIM
Uno de los errores más frecuentes es utilizar estructuras demasiado complejas o poco intuitivas.
Cuando la organización documental no es clara, los equipos terminan generando rutas alternativas, duplicando archivos o almacenando información fuera del CDE.
Otro problema habitual es modificar continuamente la estructura durante el proyecto, generando confusión y pérdida de trazabilidad.
También es frecuente no definir responsabilidades claras sobre quién debe revisar, compartir o aprobar la información.
La clave está en desarrollar una estructura simple, coherente y adaptada al nivel de madurez BIM del proyecto y de los equipos involucrados.
Cómo implementar correctamente una estructura BIM según ISO 19650
La implementación debe comenzar definiendo cómo se organizará la información desde el inicio del proyecto.
Esto implica establecer áreas de trabajo, estructura de carpetas, criterios de nomenclatura, estados de información, permisos de acceso y responsables de validación.
Además, todos los participantes deben conocer las reglas de funcionamiento del entorno común de datos.
La tecnología es importante, pero el éxito de la gestión documental depende principalmente de la disciplina y coherencia con la que se utilicen los procesos definidos.
Conclusión
La estructura de carpetas BIM es un elemento fundamental para garantizar una correcta gestión de la información dentro de un entorno colaborativo.
Más allá de ordenar archivos, su objetivo es asegurar trazabilidad, coordinación y control documental durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Aplicar correctamente los principios de la ISO 19650 permite trabajar de forma más organizada, reducir errores y facilitar la colaboración entre disciplinas.
En proyectos BIM cada vez más complejos, una buena estructura de información deja de ser un aspecto secundario para convertirse en una parte esencial del éxito del proyecto.
